Otatko isoja riskejä kentällä? Liikkuvassa työssä työturvallisuusdokumenteilla on väliä

Tapaan joka päivä pk-yrittäjiä, joiden firmoissa ei työskennellä hallilla tai konttorilla. Työntekijät ovat hajaantuneet kuljetusreiteille, kuormausalueille ja leimikoihin. Vaihteleviin maisemiin ja sääolosuhteisiin.

Liikkuvassa työssä on vaikeaa turvata vaihtuvia työympäristöjä ulkoisilla tekijöillä, kuten perinteisessä tuotantolaitoksessa. Lisäksi työntekijä on usein liikkeellä yksin. Riskit pitää arvioida ja päätökset tehdä itsenäisesti.

Vastuusta iso siivu on kuitenkin työnantajalla. Jos jotakin ikävää tapahtuu työvuoron aikana, ensimmäisenä usein tutkitaan, onko firma hoitanut työturvallisuusvelvoitteensa asianmukaisesti.

Liikkuvassa työssä korostuu se, että ohjeiden ja työturvallisuusdokumenttien pitää olla helposti saatavilla. Kemikaaliluettelo hallin mappihyllyssä ei riitä.

Tapaturman sattuessa katse kääntyy työnantajaan

Suomessa työnantajan vastuu on ankara. Siihen nähden yllättävän monella pk-yrityksellä on paperiasioissa parannettavaa.

Moni tuudittautuu siihen, että Pekka osaa ajaa rekkaa, kun on ajanut sitä jo 20 vuotta. Mutta jos Pekka toimii vastoin uusia turvallisuusohjeita siksi, ettei tietoa ole ollut saatavilla, laaja kokemus ei pelasta yrittäjää.

Esimerkki: Kuormausalueella sattuu vakava tapaturma. Virkavalta saapuu paikalle heti pelastushenkilökunnan jälkeen. Perehdytyslomake saattaa olla ensimmäisiä asioita, joita poliisi pyytää nähtäväkseen. Jos dokumentaatiota ei löydy, työnantaja on kovan paikan edessä. On vaikeaa osoittaa toteen, että turvallisuusohjeet on kyllä käyty läpi, jos siitä ei ole mustaa valkoisella.

Lopulta tie voi viedä oikeussaliin. Tapaturman lisäksi huolena on pian kalliita seuraamuksia ja pysyvä mainehaitta.

Jos asiakas kysyy dokumenttien perään, löydätkö vastaukset heti?

Ammattipätevyystiedot ja henkilösuojaimiin liittyvät ohjeet kannattaa pitää järjestyksessä ja jokaisen saatavilla, sillä niitä voi tarvita ilman ennakkovaroitusta kesken työpäivän.

Esimerkki: Asiakasyrityksen edustaja tulee metsäpalstalle, josta löytää urakoitsijan työntekijän ilman kypärää ja asianmukaisia työkenkiä. Tällaisessa tilanteessa kirjallinen dokumentaatio voi olla yrittäjälle pelastus. Dokumentti, jossa työntekijä on kuitannut saaneensa suojaimet ja ohjeistuksen niiden käyttöön, kertoo että turvallisuus on otettu tosissaan.

Laajempia asiakirjoja, kuten työsuojelun toimintaohjelmia ja riskinarviointeja, ei ehkä tulla kyselemään työntekijöiltä kentällä. Asiakas voi kuitenkin pyytää niitä nähtäväksi erilaisten auditointien yhteydessä. Oli kyse sitten työturvallisuus- tai muista vastuullisuudokumenteista, on urakoitsijan kannalta hyvä, että ne löytyvät takataskusta mahdollisimman nopeasti.

Isot tilaajat, kuten metsäteollisuuden jättiläiset, tiukentavat vaatimuksiaan jatkuvasti. Se näkyy selvimmin urakoiden kilpailutusvaiheessa. Jos urakoitsijan tai aliurakoitsijan dokumentaatio ei ole kunnossa, yritys voi pudota kokonaan pois tarjouskilpailusta.

Onko kirjallinen dokumentointi pakollista?

Lyhyt vastaus: ei aina, mutta ehdottomasti suositeltavaa se on. Työntekijöiden turvallisuuden takia, mutta myös yrittäjän oman selustan turvaamisen vuoksi.

Laki ei välttämättä vaadi, että sinulla on jokin tietty dokumentti. Joitakin dokumentteja täytyy kyllä löytyä, mutta usein laki velvoittaa vain huolehtimaan, että työturvallisuuteen liittyvät velvoitteet ja prosessit ovat kunnossa ja työntekijät ovat niistä tietoisia.

Suullisesti tai pikaviesteillä annetut ohjeet ovat kuitenkin käytännössä hankalia. Esimerkiksi näistä syistä suullinen ohjeistus ei riitä:

• Oletko varmasti muistanut antaa kaikki ohjeet kaikille? Ehkä, mutta kaikki eivät välttämättä muista tilannetta.

• Milloin tiedot on viimeksi päivitetty? Ilman merkintöjä se on epäselvää.

• Jos jotakin käy, miten näytät viranomaisille, että olit kyllä hoitanut velvoitteesi työnantajana? Se on vaikeaa tai jopa mahdotonta.

• Miten osoitat työsuojeluviranomaisen tarkastuksessa, että kaikki on kunnossa? Epäilykset ainakin heräävät.

Esimerkki: Laki vaatii käymään säännöllistä vuoropuhelua henkilöstön kanssa. Periaatteessa se voi toteutua päivittäisellä kuulumisten vaihdolla. Vähintään vuosittaiset kehityskeskustelut kannattaisi kuitenkin dokumentoida. Silloin yritys pystyy tarvittaessa osoittamaan tarkastajalle, että työntekijän työkyvystä ja taidoista on käyty säännöllistä keskustelua.

Helpoimmalla pääset, kun tuot kaikki työturvallisuuteen liittyvät tiedot yhteen paikkaan. Ja liikkuvassa työssä vielä niin, että tiedot ovat aina helposti työntekijöiden saatavilla. Toisin sanottuna puhelimen näpäytyksen päässä.

Työturvallisuus helposti kuntoon: sovellus ja oma asiantuntija

Moni työantajan velvoitteista tulee pk-yrittäjille yllätyksenä. Niitä on paljon ja vaatimukset vaihtelevat eri toimialoilla. Vaikka kaiken kattava “yrittäjän käsikirja” ilmestyisikin, harvapa sitä kannesta kanteen lukisi.

Riskit ovat isot, jos dokumentit ovat retuperällä, ja kieltämättä tekemistä on aika paljon. Kaikkea ei voi eikä kannatakaan jäädä ratkomaan yksin.

Toimivin tapa parantaa tilannetta on 1) ottaa käyttöön sähköinen sovellus ja 2) aloittaa dokumenttien koostaminen ja päivittäminen askel kerrallaan oman asiantuntijan kanssa.

Näin velvoitteet tulee hoidettua kuntoon säännöllisissä palavereissa eikä “ehkä huomenna”. Asiakkaamme, puutavaraa kuljettava Papinaho Oy nosti muuten juuri tämän esiin asiakastarinassa, jossa käydään läpi kokemuksia Avonova Assist -palvelusta. Haluaisitko tietää, millä tolalla työturvallisuuden dokumentointi on teillä? Pyydä asiantuntijaltamme maksuton tilannearvio! Julius Rantanen vastaa Operational Managerina Avonovan suomalaisista asiakkuuksista. Hän on myös yksi asiantuntijoista, jotka tuntevat erityisen hyvin suomalaisten pk-yritysten haasteet ja työturvallisuusvelvoitteet.