Turvallisuushavainnot työpaikalla: Usein kysytyt kysymykset

Nyt käymme läpi, mitä turvallisuushavainnot ovat ja mitä niille pitäisi tehdä. Havaintojen kerääminen ja niihin reagointi on kaiken kokoisten yritysten velvoite.

Mikä on turvallisuushavainto?

Turvallisuushavainto on huomio työympäristön turvallisuuteen vaikuttavasta asiasta. Se tarkoittaa vaaran aiheuttajien ja läheltä piti -tilanteiden ylös kirjaamista ja eteenpäin ilmoittamista.

Havainto kannattaa laittaa muistiin heti, jos herää pienikin epäilys vahingon mahdollisuudesta.

Jokaisen työpaikalla toimivan pitää lain mukaan ilmoittaa molemmista: sekä vaara- että läheltä piti –tilanteista. Yksittäisen työntekijän ei kannata jäädä pohtimaan kummasta on kyse. Tärkeintä on, että ilmoittaminen on tehty helpoksi.

Mitä tarkoittaa vaaran tai turvallisuuspuutteen havainto?

Vaaran tai turvallisuuspuutteen havainto tarkoittaa, että riski tai puute tunnistetaan ennen kuin siitä on aiheutunut vaaratilanne tai vahinko. Esimerkiksi työntekijä huomaa, että hätäpoistumistie on tavaroiden tukkima, mutta tilanteesta ei ole vielä aiheutunut vaaratilannetta tai vahinkoa.

Mitä tarkoittaa läheltä piti –tilanne?

Läheltä piti -tilanne on vaaratilanne, jossa henkilövahinko tai muu haitallinen seuraus oli lähellä tapahtua, mutta se vältettiin esimerkiksi sattuman, nopean toiminnan tai suotuisten olosuhteiden ansiosta. Toisenlaisissa olosuhteissa tilanne olisi voinut johtaa vakavaan tapaturmaan tai jopa kuolemaan. Läheltä piti -tilanteeseen voi liittyä myös materiaalivahinkoja.

Esimerkiksi henkilö on vähällä liukastua lattialla olevaan öljyläikkään, mutta saa tasapainonsa takaisin eikä loukkaannu. Tilanne olisi voinut johtaa vakavaan tapaturmaan.

Onko turvallisuushavaintojen tekeminen pakollista?

Kyllä. Työturvallisuuslaki (738/2002, 19 §) velvoittaa jokaisen työntekijän ilmoittamaan havaitsemistaan vioista ja puutteista työnantajalle tai työsuojeluvaltuutetulle. Velvollisuus koskee kaikkia, eli ei vain esihenkilöitä tai turvallisuusvastaavia. Ilmoitus pitää tehdä myös silloin, kun työntekijä korjaa puutteen itse saman tien.

Mitä seurauksia voi tulla, jos turvallisuushavaintoja ei tehdä tai käsitellä?

Jos turvallisuushavaintoja ei kerätä tai niihin ei reagoida, yritys menettää yhden tärkeimmistä tapaturmien ehkäisemisen keinoista. Pienet puutteet voivat jäädä korjaamatta ja johtaa ajan myötä vakavampiin vaaratilanteisiin tai tapaturmiin.

Jos työpaikalla sattuu vakava tapaturma, viranomaiset voivat selvittää, onko työnantaja täyttänyt työturvallisuuslain mukaiset velvoitteensa. Jos vaaroja ei ole tunnistettu tai niihin ei ole puututtu asianmukaisesti, seurauksena voi olla esimerkiksi hallinnollisia toimenpiteitä, rikosoikeudellinen vastuu tai muita taloudellisia ja maineeseen liittyviä vaikutuksia.

Dokumentointi on yhtä tärkeää kuin havaintojen tekeminen. Ilman kirjallista dokumentaatiota on vaikea osoittaa jälkikäteen, että vaarat on tunnistettu, käsitelty ja niiden perusteella on ryhdytty tarvittaviin toimenpiteisiin.

Lue myös tämä tietopaketti: Yrityksen riskien arviointi

Kenen vastuulla turvallisuushavainnot ovat?

Jokaisen työpaikalla toimivan vastuulla on havainnointi ja ilmoittaminen: olit sitten kesätyöntekijä, alihankkija tai toimitusjohtaja.

Työnantajan vastuulla on huolehtia, että ilmoittaminen on mahdollisimman helppoa ja kaikki tietävät, miten se tehdään. Työnantajan tulee myös käsitellä ilmoitukset, arvioida tarvittavat toimenpiteet ja huolehtia siitä, että havaintoja seurataan säännöllisesti. Hyvä käytäntö on kertoa ilmoituksen tehneelle, miten havainto on käsitelty ja mihin toimenpiteisiin sen perusteella on ryhdytty. Kun työntekijät näkevät, että ilmoitukset johtavat konkreettisiin parannuksiin, he tekevät havaintoja myös jatkossa.

Jos havainnot eivät johda toimenpiteisiin, motivaatio niiden ilmoittamiseen heikkenee. Samalla työpaikan turvallisuusriskit kasvavat, koska vaaratekijät voivat jäädä tunnistamatta ja korjaamatta.

Onko turvallisuushavainto sama asia kuin tapaturmailmoitus?

Ei. Tapaturmailmoitus tehdään, kun vahinko on jo sattunut. Turvallisuushavainto tehdään ennakoivasti, ennen kuin tapaturma tai vahinko on sattunut.

Molemmat ovat tärkeitä ja täydentävät toisiaan, mutta turvallisuushavainto on ennakoivaa työtä ja tapaturmailmoitus puolestaan vahingon dokumentointia, selvittämistä ja siitä oppimista.

Pitääkö turvallisuushavainnot tehdä kirjallisesti? Eikö riitä, että tapaturmista pidetään kirjaa?

Työturvallisuudessa ajatellaan yleisesti, että vakavia tapaturmia edeltää suuri määrä läheltä piti -tilanteita ja muita turvallisuushavaintoja. Pelkkiin tapaturmiin puuttumalla olet myöhässä.

Turvallisuushavainnot kannattaa kirjata ylös järjestelmällisesti. Kirjallinen dokumentointi helpottaa havaintojen käsittelyä, korjaavien toimenpiteiden seurantaa ja osoittaa, että työpaikalla tehdään aktiivista työturvallisuuden kehittämistä.

Kun havaintoja kerätään ja käsitellään säännöllisesti, työntekijät oppivat tunnistamaan riskejä aiemmin, turvallisuuskulttuuri vahvistuu ja tapaturmien määrä voi vähentyä. Lopputuloksena on turvallisempi työpaikka ja vähemmän ikäviä yllätyksiä niin työntekijöille kuin työnantajallekin.

Mitä hyvä turvallisuushavainto sisältää?

Hyvästä työturvallisuushavainnosta löytyy ainakin seuraavat tiedot:

• Aika ja paikka

• Kuvaus havainnosta: mitä havaittiin, mikä aiheuttaa riskin ja kenelle siitä voi aiheutua vaaraa

• Valokuva, jos se auttaa havainnon ymmärtämisessä

• Mahdollinen korjausehdotus

• Havainnon vakavuus tai kiireellisyys

Miten havaintoja kerätään käytännössä?

Turvallisuushavaintojen keräämiseen ei ole yhtä oikeaa tapaa. Tärkeintä on, että havaintojen tekeminen on työntekijöille helppoa, ne käsitellään järjestelmällisesti ja tarvittavat toimenpiteet tehdään. Tässä muutamia yleisiä tapoja, joilla pk-yritykset keräävät turvallisuushavaintoja:

• Kahvihuonekeskustelut tai viikkopalaverit: Työntekijät ilmoittavat vaarallisista tilanteista, esihenkilö kirjaa ne ja toimenpiteet käydään yhdessä läpi. Vaihtoehto on helppo työntekijöille, mutta työläs tietojen kirjaajille. Havaintoja saattaa myös unohtua, kun niitä ei kirjata reaaliajassa.

• Paperilomake ja postilaatikko: Yksinkertainen ratkaisu pienelle, kiinteälle toimipaikalle. Ilmainen lomakepohja löytyy esimerkiksi Rakennustuoteteollisuuden (RTT) Työturvallisuuspakista. Työnantajan pitää huolehtia erikseen siitä, että lomakkeita on aina saatavilla, ja muistutella työntekijöitä täyttämään niitä. Raportointia varten tiedot pitää siirtää erikseen digitaaliseen muotoon.

• Digitaalinen sovellus työturvallisuushavaintojen kirjaamiseen: Yhä useampi haluaa valita tämän vaihtoehdon, sillä se on kevyt sekä työnantajalle että työntekijöille. Tieto havainnoista tallentuu paikan päältä saman tien ja niihin on kätevää palata myöhemmin.

Avonova Assist-palvelusta löydät helpot työkalut läheltä piti -tilanteiden ja työpaikan vaarojen raportoimiseen. Havainnot voidaan osoittaa suoraan vastuuhenkilölle, niiden käsittelyä ja korjaavia toimenpiteitä voidaan seurata yhdessä paikassa, ja raportit muodostuvat samalta alustalta. Näin turvallisuushavaintojen käsittely on järjestelmällistä ja niiden etenemistä on helppo seurata. Avonova Assistin avulla teet ja säilytät myös muut työturvallisuuden dokumentit.

Mitä työturvallisuushavainnolle tehdään ilmoituksen jälkeen?

Turvallisuushavaintojen tekemisestä on hyötyä vasta silloin, kun ne käsitellään ja niiden perusteella tehdään tarvittavat toimenpiteet. Siksi jokaisella työpaikalla kannattaa sopia selkeä toimintatapa havaintojen käsittelyyn.

1. Nimeä vastuuhenkilö, kuten esihenkilö tai työsuojeluvaltuutettu, joka käy havainnot läpi säännöllisesti

2. Vastuuhenkilö arvioi jokaisen havainnon. Voiko tästä seurata tapaturma? Voiko vastaava toistua? Tarvitaanko välittömiä toimenpiteitä?

3. Sovi korjaavista toimenpiteistä. Määritä vastuuhenkilöt ja aikataulu sekä seuraa, että toimenpiteet toteutuvat.

4. Anna palaute ilmoittajalle. Kerro, miten havainto on käsitelty ja mihin toimenpiteisiin sen perusteella on ryhdytty.

Pitkällä aikavälillä havaintojen seuraaminen auttaa näkemään, mihin suuntaan oman työpaikan työturvallisuus on kehittynyt. Dokumentointi antaa hyödyllistä tietoa myös esimerkiksi tarkastusta tekevälle viranomaiselle.

Ovatko yrityksesi työturvallisuus- ja henkilöstöasioiden dokumentit vaatimusten mukaisia? Pyydä meiltä maksuton arvio!

Lähteet

Työturvallisuuslaki 738/2002 Vastuut työsuojelussa (Tyosuojelu.fi) Työturvallisuuspakki / Rakennustuoteteollisuus RTT Työturvallisuuden ylläpitäminen ja parantaminen (Työterveyslaitos) Tervettä ja turvallista työtä (Työsuojeluhallinto, pdf)